パソコンスキルアップ

強力な助っ人!パソコン

 生活相談員は、書類を取り扱うことが多く、パソコン作業は必須といえます。

 「できなくても、できる人に頼むからいいわ~~」なんて言っていると、最初はニコニコ引き受けてくれる同僚も、いつまでも笑顔ではいられません。心の中では「自分でやればいいのに・・」と、思い始めるに違いありません。

 できなくてもいい!とお思いかもしれませんが、できないよりはできるようになったほうが良いに決まっているのです。最初は良いです。でも、いつまでもできないままでいるのは、開き直りというものです。ただし、勤務時間中にパソコンの練習が主になってしまい、業務がはかどらないのは本末転倒です。そんなことをやっていて、「残業だ~」とか「ほかの作業は誰かに頼む~」では困ります。

 できれば、ちゃんとパソコン教室にも通ってしっかり身につけることをお勧めします。しかし、時間もお金も余裕がないのは分かっています。だから、要点だけびしっと、ここで学んでください。

 すべての生活相談員さんが、さくさくっとパソコン操作ができるようになって、事務処理負担が軽減されることを願います。

 パソコンは難しいですか?

 最初はわかりにくいかもしれません。でも、やってみると案外「そんなもんか~~」と思えるようになります。ポイントを押さえれば良いのです。すべてをマスターする必要はありません。

 パソコンスキルをゲットしましょう!コンプレックスをなくして、楽しくお仕事できますように。
 パソコンは、忙しい生活相談員の強力な助っ人になります。

 また、パソコンは全職員がスキルアップすることが理想です。できる人に仕事が集中しないためです。

 パソコンを教える時にヒントになりますので、ぜひ以下もご覧ください。自分が使うことはできても、教え方が分からないという人に、お役に立ちます。

↓まずは5分間のムービーで、基本のきを知っておきましょう。(BGMが流れます)
ワードとエクセルの違いについても説明しています。


マウス操作

 マウスは、左ボタンと右ボタンの使い方が分かれば操作はシンプルです。

 画面上に現れるマウスポインター(指し示す対象によって形が変わります)を操って、目的の場所をクリック(左ボタンをカチッと押す)したり、ダブルクリック(2回連続で押す)したり、左ボタンを押したまま動かしたり(ドラッグ)します。

 右ボタンは、ショートカットメニューの表示です。指示した対象でできるメニューが表示されます。指し示す場所によって、メニューは異なります。表示されたショートカットメニューは、何もないところでクリックすれば非表示になります。

 また細かい作業をする時は、矢印の先端が反応しますので、マウスポインターの形をよく見て作業しましょう。

 マウスの形状によっては、左ボタンと右ボタンの間に、ホイールと呼ばれる回転ボタンがあります。これは通常は画面を上下する時に使います。(メーカーや機種によって若干使い方が異なる場合があります)

通常のマウスポインタ―

キーボード入力

タッチタイピング

 ある程度使えるようになっても、パソコンが苦手だという人は、実は文字入力が面倒なだけということがあります。文字入力がストレスになっているために、パソコンが苦手だと思っているのです。

 パソコン上達のために、キーボード操作を効率よくできるようになってください。これは頭の中での理解ではなく、指の運動です。スポーツの基礎訓練のように、一文字でも多く「正しい指の使い方」で練習してください。練習すれば誰でも必ず、タッチタイピング(手元を見ないで入力すること)ができるようになります。

 キーボードののキー表面を触ってみてください。ほかのキーにはない突起がありませんか?
 これは、ホームポジションの目印です。ホームポジションとは、基本姿勢のようなものです。左手の人差し指をFを、右手の人差し指をJにおいてください。そして、その横一列に中指、薬指、小指を置いてください。

 左手は、ASDF、右手は、JKL;に指を置けましたか。これがホームポジションです。そして、その上下のキーと合わせて、各指には3個ずつの守備範囲があります。(少し左に傾いた上下になります)

 人差し指は機動力があるので、その隣の合わせて6個のキーが守備範囲になります。親指はスペースキーを押す時(文字を変換する)に使います。

 そのほかのキーは、使用頻度は少ないキーですから、どの指でもあまり気にしないでください。

ホームポジション

ローマ字変換

 キーボードから日本語を入力するには、キーの表面に書かれているアルファベットでローマ字変換で入力するのが一般的です。

 キーの表面にひらがな(またはカタカナ)が書かれていますが、これはかな変換入力をする時に使います。ただし、かな変換入力をする人は、現在ではほとんど見かけません。パソコンでは数字やアルファベットを入力することが多いため、日本語もローマ字変換で慣れておいたほうが後々効率が良いためです。

 ただし、かな変換入力をしている人の名誉のために申し添えておきますが、データ入力のプロはかな変換派が多いのです。決してローマ字変換が正しい選択とは限りません。

 なぜなら圧倒的に入力スピードは速いからです。ローマ字変換ではひらがなの「か」と入力するために「K」と「A」の2つのキーを入力する必要がありますが、かな変換なら「か」のキー1つで良いのです。単純にキーを押す回数はローマ字変換の半分です。

 しかし、介護事業では究極まで速さを競うわけではないので、どちらかと言えばローマ字変換をお勧めします。

 変換方法(ローマ字またはかな入力)は、パソコン画面右下にある日本語入力ツール(IMEツールバーなどと呼ぶこともあります)で切り替えることができます。

 ローマ字変換には、小さな音(ぁ、ゃ、っ)が分かりにくいかもしれません。ルールに慣れてしまえば難しいことではありません。

 最初はローマ字変換表を手元において、確認しながら入力しましょう。ローマ字変換表は、ネットでもいろいろ提供されています。

 キーボードから入力するには、英数字だけ入力する時と、日本語を入力する時で、入力モードを切り替える必要があります。

 入力モードの切り替えは、キーボードの左上隅にある「半角/全角」キーで行います。切り替えると、画面右下にある日本語入力ツールの表示が「あ」または「A」に変わります。

日本語入力の基本

 日本語の難しさは、ひらがな、カタカナ、漢字など、複数の文字種があることです。

 キーボードから入力しただけでは、すべてひらがなです。これを漢字やカタカナ、または記号などに変換する必要があります。漢字も、同じ読み方で違う形の漢字があるのでさらにややこしくなります。(同音異義語)この変換作業がスムーズに行えるようになれば、文字入力はクリアできます。

 漢字変換で活躍するキーは、Enterキーとスペースキーです。この2つのキーは、変換作業に欠かせません。それぞれ2通りの働きをしますので、整理して覚えておきましょう。

 文字を入力すると、その文字の下に下線が表示されます。これは、その文字が変換対象であることを示す下線です。この下線があるかないかで、Enterキーとスペースキーの作用の仕方が変わります。

 したがって、下線があるなしでどのような反応をするかを見極めることができます。

Enterキー下線あり
下線なし
文字を確定する(下線が非表示になる)
改行する
スペースキー下線あり
下線なし
ひらがなから漢字に変換する
文字と文字の間を一文字分空ける

文字入力で大切なキー

 こんな理屈ばっかりでは、分かりにくいですね。実際に文字を入力してみましょう。最初は、同音異義語がないシンプルな単語から練習すると良いでしょう。

 例えば、春夏秋冬の中でも、「春」や「秋」は同音異義語が多いですが、「夏」や「冬」はシンプルです。

 ※「春」貼る 張る 華 波留・・ 「秋」空き 開き 飽き 安芸・・

なつ と入力

スペースキーを押す

 と変換される

Enterキーを押す

下線がとれて が確定する

・・といった具合です。

同音異義語が無い、シンプルな単語の例
冷蔵庫(れいぞうこ) 乾電池(かんでんち) 雪雲(ゆきぐも) 

 スペースキーを押して、希望通りの文字にならなかった場合は、もう1回スペースキーを押して、別の変換候補を表示させます。変換候補が複数表示されたら、スペースキーを何度か押して目的の候補を選びます。最終的に目的の文字になったら、Enterキーで確定します。

はる と入力

スペースキーを押す

貼る などと目的外の文字に変換された場合

スペースキーを押す

他の変換候補が表示される

スペースキーを押して目的の文字を表示させる

Enterキーを押す

下線がとれて が確定する

緑色の部分が、同音異義語の変換候補から選択する場合の操作になります。

同音異義語が多い単語の例
せいか(成果 製菓 聖歌 盛夏・・) こうし(講師 行使 格子 公私・・)


カーソル

 話が前後しますが、文字を入力する時に一番注目していただきたいのは、カーソルです。

 カーソルは、文字入力をする時に表示される点滅する縦棒です。インターネットのフォーム入力などでも良く目にすると思います。普段はあまり意識しないかもしれませんが、カーソルがある場所にキーボードから入力した文字が表示されていきますので、カーソルがなければ日本語入力をする編集画面であっても文字は入力できません。

カーソル

 カーソルを表示するには、その場所でクリックします。ワードなどで長文を入力する時は、このカーソルの位置が大事になってきますので、注目するようにしてください。

バックスペースキーとデリートキー

 バックスペースキーとデリートキーは、どちらも基本的には「削除」するキーです。

 文字入力においては、どちらを使うかはカーソルの位置が決め手になります。

 バックスペースキーは、カーソルの左にある文字を削除します。横書きの場合右方向に文字が入力されていきますので、後ろに戻るように削除します。

 デリートキーは、カーソルの右にある文字を削除します。文中の文字を削除する場合は、その場所でクリックしてカーソルを表示させ、いずれかのキーで削除します。

ワード&エクセル 共通の基本

 ワードとエクセルは、まるで二個一組のセットのように耳にしますね。求人票を見ても、ワードだけ、またはエクセルだけできる人、という書き方はあまりないように思います。「ワードとエクセルできる人尚可」みたいな表記が多いです。

 ワードとエクセルのどちらが大切ですか?と聞かれることもありますが、どちらとも言えません。それぞれに良いところがあるのです。どちらもできるようになってください。特徴等については、ムービーで説明しています。

 ワードとエクセルは、マイクロソフトオフィスシリーズの仲間です。

 オフィスシリーズとは、事務でよく使うソフトを一揃いにしたマイクロソフト社のアプリケーションソフトです。他にもパワーポイント(プレゼンソフト)やアクセス(データベースソフト)などがあります。

 オフィスシリーズは、連携して使うことで活用の幅が広がります。また、共通の操作もありますので、一緒に覚えていきましょう。

入力と書式

 ワードでもエクセルでも、まずはデータの入力です。ワードではおもに日本語を入力します。エクセルではおもに数字を入力します。

 データを入力したあと、書式を設定します。書式とは、見た目を整えることと理解してください。
 例えば文字を大きくしたり、色をつけたり。表の罫線を引いたり、線を太くしたり。ページ全体の見た目(レイアウト)を整えるのも書式です。

 手書きで文字を書くときは、入力と書式設定が同時に行われます。紙のどの辺にどのくらいの大きさの字を書くか考えながら、バランスを整えながら文字を書きますね。普段は何の意識もしていませんが、入力と書式設定を同時に行っているわけです。

 これをパソコンで行うと、まず入力して、そのあとで書式設定をするという、二段構えになります。このことをきちんと整理しておくと、この後の上達が早くなります。

 書式は何度でも設定し直すことができます。最初は見た目のことなど気にせずに、とにかくデータを入力して、後でまとめて書式を整えれば、効率よく作業が進みます。ワードでは、入力した文章量に合わせて書式設定したほうが、バランスの良いレイアウトになります。

 また、最初に把握していると良いのは、デフォルトです。デフォルトとは、初期設定または標準設定のことだと考えてください。

 ワードやエクセルでは、たくさんの設定事項があります。例えば、1ページの大きさは?1行の文字数は?1ページの行数は?余白は?横書き?縦書き?文字の大きさは?色は?ページ番号はどうする?表を作った時には罫線の太さや色は?などなどなどなど・・。

 それをゼロからすべて設定するのは、初心者でなくても不可能です。考えるだけでも気が重くなります。

 ワードもエクセルも、最初は標準的な設定がすでにされた状態になっています。それがデフォルトです。デフォルトの設定から、自分が変えたいところだけを変更すれば良いのです。これで少しは気が楽になりましたか?

 ワードもエクセルも、デフォルトではA4版の用紙を縦置きに印刷するようになっています。

リボンとダイアログボックス

 ワードやエクセルには、コマンドボタンを集めたリボンと呼ばれる部分があります。通常は画面の上のほうに収まっています。(場所はカスタマイズできるので、パソコンによっては横にあったりします)
↓ワードのリボン ホーム、挿入、ページレイアウト・・と、タブが並んでいます。

ワードのリボン

 リボンには、機能別にいくつかのタブで構成され、タブの中は種類別にグループが分けられています。使用頻度の低いものや詳細設定は、リボンに表示されていないものもあります。それらはダイアログボックスを表示して設定します。

 ダイアログボックスとは、設定をするための小さなウィンドウです。表示をするには、リボンのグループの右下角にある小さなボタンをクリックします。とても分かりにくいです。ほかにも表示方法はありますが、この小さなボタンを使うことを覚えておいたほうが便利です。

ダイアログボックス表示ボタン

画面表示

 パソコンの画面は、使う人が見やすいように表示倍率を変えたり、アイコンやボタンの大きさを変えたりすることができます。

 細かい作業をする時は倍率を大きくして見やすく、レイアウトなど全体を見たいときは倍率を小さくしてバランスを把握しやすく、作業に合わせて変更します。

 画面上の文字が大きく見えると、印刷した時にも大きな文字になるのか心配するかもしれませんが、そういうわけではありません。文字の大きさは、フォントサイズで決まってきます。画面上の大きさではありません。

 下図はワードの画面です。左は表示倍率140%、右はページ全体を表示した68%です。どちらも用紙の設定や文字の大きさは、まったく同じです。

倍率140% ページ全体を表示

 表示倍率を変えるには、画面左下にあるズームスライダーで調節します。スライダーのつまみをドラッグして変えることができますが、細かい作業なのでその両脇にあるマイナスボタンとプラスボタンをクリックするのが便利です。1回クリックするたびに、10%ずつ縮小・拡大します。

 ズームスライダーの隣に現在の倍率が表示されていたら、ここをクリックするとズームのダイアログボックスが表示されます。

 そのほかに、マウス操作でもできます。キーボードのCTRLキーを押しながらマウスのホイールを回すと、表示倍率が変わります。

ズームスライダー

 繰り返し言いますが、画面の表示倍率は、作業をしやすいように変えるものであって、実際の印刷物の大きさが変わるわけではありません。印刷物の文字の大きさなどを変えるのは、書式設定で行います。

 初心者が混乱しやすい一つに、印刷イメージが掴みにくいことがあります。今自分が入力している文字が、紙のどの部分に印刷されるのか、おおよそのイメージが分かっていると安心です。
 特にエクセルでは印刷イメージが掴みにくいですが、後でいくらでも書式設定し直すことができますので、あまり心配せず練習してください。

スクロール

 画面やウィンドウに、表示しきれない部分はスクロールバーを調節して表示させます。インターネットで長いページをご覧の時には無意識に下方向にスクロールしてご覧になっていることと思います。

 スクロールバーは、必要に応じてパソコンが自動で表示します。縦方向(垂直スクロールバー)だけではなく、横方向(水平スクロールバー)に表示されることもあります。

スクロールバー

 マウスのホイール(左ボタンと右ボタンの間にある回転するボタン)をくるくる回してスクロールすることもできます。(ホイールが無いマウスもあります)

 ワードで何十ページもの長い文書を作成する時は、編集画面は何ページも連なった巻物の一部が表示されるイメージです。

80%,ワードのページイメージ

 エクセルの編集画面は1枚の大きい~スプレッドシートの一部が表示されるイメージです。
 バージョンによって最大列数は異なりますが、Excel2010では最大列は16384列、最大行は1048576行と言われています。かなりなデータ量に対応できることになっていますが、そこまで使うということはめったにありませんので心配は無用です。

エクセルスプレッドシート